Ce que l'Opérateur prend en charge

Il lit la boîte de réception, trie les messages, repère les demandes urgentes et prépare les réponses. Vous relisez, vous envoyez.

• –Classe les messages : demandes de devis, clients, fournisseurs, administratif
• –Signale ce qui est urgent dès le matin
• –Prépare une réponse aux demandes courantes, avec les bonnes informations

Vous validez : chaque réponse avant son envoi.

Un devis sans réponse est relancé au bon moment, avec un message adapté, jusqu'à la signature ou au refus. Plus aucun devis oublié dans un tiroir.

• –Suit chaque devis envoyé et sa date
• –Prépare la relance au bon moment, sur le bon ton
• –Arrête de relancer dès que le client répond

Vous validez : le rythme des relances et chaque message.

Les factures en retard sont relancées jusqu'à l'encaissement, avec un échéancier proposé si besoin.

• –Repère les factures arrivées à échéance
• –Relance à J+7, J+15 puis J+30
• –Propose un échéancier quand c'est utile, et s'arrête au paiement

Vous validez : les relances et les échéanciers proposés.

Chaque échange, devis ou facture est enregistré sur la fiche du client, et la prochaine action est planifiée. Votre CRM se remplit sans que personne ne fasse de saisie.

• –Enregistre les e-mails, devis et factures sur la bonne fiche
• –Crée la fiche d'un nouveau contact
• –Planifie la prochaine action pour que rien ne tombe entre deux chaises

Vous validez : les règles de classement, une fois, à la mise en service.

Visites, interventions, renouvellements : chaque client est recontacté au bon moment et le rendez-vous arrive dans votre agenda. Les reports sont replacés sans repasser par le bureau.

• –Repère les échéances : entretiens, visites, renouvellements
• –Propose des créneaux libres dans votre agenda
• –Replace les rendez-vous reportés ou manqués

Vous validez : les messages et les créneaux proposés.